Спецпроекты

Как построить юридически значимый ЭДО

Безопасность Стратегия безопасности
В современных реалиях перевод компании на электронный документооборот (ЭДО) – необходимое условие для развития бизнеса: позволяет отказаться от "бумажного" делопроизводства, повышает оперативность обмена документами между филиалами и сторонними организациями, снижает операционные издержки и т.д. Но, к сожалению, данное техническое нововведение может усложнить жизнь не только работникам ИТ-службы, но и рядовым сотрудникам – участникам документооборота, так как изначально были неверно сформулированы цели внедрения ЭДО. Как же правильно сделать это и организовать работу так, чтобы система работала на компанию, а не против нее?

Традиционными сферами применения электронного документооборота являются автоматизация делопроизводства, внутрикорпоративный документооборот, коммерческий и бухгалтерский документооборот между организациями, межведомственное информационное взаимодействие. Если для первых двух сфер - решаемые задачи направлены на контроль жизненного цикла документа: от создания и согласования проекта до его архивного хранения. То в том случае, когда задачи электронного документооборота сводятся к обмену электронными документами между организациями или ведомствами, приоритетное значение должно уделяться приданию юридической силы передаваемых документов, защите целостности и авторства при передаче, а также квитированию фактов отправки и доставки документов. В системах обмена документы, как правило, оформляются в виде файлов, выгружаемых из финансово-учетных программ и систем электронного документооборота.

СЭД или система обмена документами?

Для удобства принятия решения можно составить сравнительную таблицу. Сначала необходимо определить для каждого вида документа следующие параметры: количество оформляемых документов в месяц; тип документа (передаваемый контрагенту или внутренний); возможность оформления подлинника в электронной форме, с учетом законных ограничений и мнения ответственных сотрудников; срок хранения документа и затраты на оформление в бумажной форме и передачу. Затем исключить из таблицы те документы, которые не могут быть оформлены в электронной форме по закону, в отношении которых видится наибольшее отторжение ответственных сотрудников или у которых срок хранения свыше 15 лет.

После чего надо отсортировать таблицу с учетом количества оформляемых документов в месяц, затрат на оформление их в бумажном виде и расходов на передачу. Разделить таблицу на две части: первая – приоритетная задача, вторая – та, что можно отложить на некоторое время.

В чем разница?

Системы электронного документооборота широко представлены на рынке. Большинство из них отличаются значительными функциональными возможностями, позволяющими в полной мере автоматизировать процесс внутрикорпоративного документооборота в организации. Однако для целей межкорпоративного и межведомственного обмена традиционные СЭД не всегда подходят, тому есть несколько причин: это и технологическое различие, и стоимость внедрения, и особенности эксплуатации СЭД. На помощь тут приходят "облегченные" версии – системы обмена документами.

Cравнение по затратам на проекты по внедрению типовой СЭД и системы обмена документами на базе "КриптоТри"

Затраты Система электронного документооборота Система обмена электронными документами на основе "КриптоТри"
Стоимость лицензии на одно рабочее место, включая средства ЭЦП от 6000 рублей 3400 рублей за комплект
Необходимость дополнительных программных компонент или их модернизация СУБД, серверные операционные системы не требуется
Необходимость дополнительных технических компонент или их модернизация сервера, телекоммуникационное оборудование не требуется
Внедрение от 600 рублей за чел/час и от 320 чел/час не требуется, в комплекте организационно-распорядительные документы
Обучение от 500 рублей за чел/час не требуется, исключительная простота использования
Доработка при внедрении чаще всего требуется, от 700 рублей за чел/час не требуется

Источник: "Крипто-Про", 2010

Система обмена документами на базе комплекта "КриптоТри" позволяет обеспечить защищенный обмен документами с приданием им юридической значимости.

О решении "КриптоТри"

"КриптоТри" - это комплексный продукт, позволяющий обеспечить защищенный обмен электронными документами с приданием ему юридической значимости. В состав решения входит криптопровайдер СКЗИ "КриптоПро CSP" (продукт компании "Крипто-Про"), ключевой носитель "Рутокен" (программно-аппаратное средство компании "Актив") и клиентское приложение "КриптоАРМ Стандарт" (решение компании "Цифровые технологии").

Вгляд месяца

Уже сегодня можно перейти на онлайн-контроль бизнеса госорганами

Ольга Макрецкая

директор по учету и финконтролю «Газпром нефти»

Технология месяца

Можно ли защититься от 90% кибератак одним решением